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文员职责_办公室文员岗位职责

来源:永济市泰全网络科技有限公司 | 时间:2016-03-01 21:33:38 | 移动端:文员职责_办公室文员岗位职责

文员职责_办公室文员岗位职责

  一、各种文件资料打印、复印管理

  1、公司所有打印、复印文档工作由行政文员统一负责。包括项目目录、项目报表及其他编辑打印工作。

  2、草拟各种行政文案通知等,并负责对市场部相关信息的传达工作

  3、有序、妥善保管外部提供的文件资料;对各种针对公司的宣传信息,注意收集、整理和保管,以备后期所用 。

  4、快件收发管理工作,快递的结账单据,并负责核对单据数量、金额,便于财务结算。(填好的快件由文员负责安排快递公司取件)

  二、办公室、市场部的日常事务

  1、接听总机电话,并及时做好相关登记,根据不同情况做好相应的安排:如求职者来电应核实求职者基本信息,同时做好预约登记;客户来电应询问对方公司名称、姓名及职务并及时上报相关事宜、供应商或其他来访电话都应及时、准确做好相关记录

  2、部分客户或拜访人员的接送工作等。

  2、负责公司绿植、花卉、鱼缸及办公室环境的整理工作,同时统管市场的相关常务工作,如设备更换、报修等

  3、公司日常电话费的审查、水电费的缴纳、及其他与物业相关的配合工作

  4、监督市场部人员的各种违规行为、并落实相关的惩罚或罚款条例

  三、执行书籍、文件、资料的规范管理

  1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。

  2、公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。行政人员负责监督

  3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料、电话卡等给行政文员。

  四、订餐、订会议厅、订房、订票等

  1、熟悉公司所在地的周边环境,如各种层次的餐厅、酒店、商务会客场所等,

  以便后期个人能根据不同的客户推荐相应的餐厅等;

  2、公司根据实际需要,提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办,结款方式根据实际情况而定。

  五、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理

  1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。

  2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会后,行政文员负责检查会场、查收设备。

  3、每月需统计考勤签到表。负责员工每月病假、事假、迟到等考勤的管理与统计。

  六、执行办公用品的采购、发放、管理

  1、市场部人员因办公需要需添加或更换相关设备,经核实在给予派发或添购;如特殊设备或用品需有主管上报市场部经理,并须取得经理同意后方能采购或更换。

  2、员工离职时,认真清点其办公用品,

  3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由市场部经理同意后另行购买。

  七、相关人事工作

  1、负责招聘前期的简历查早、筛选工作,及电话通知面试者面试时间和邮件告知面试者公司的基本信息如网址、地址、联系电话等

  2、新人入职的指纹登记、入职行政信息搜集、新人胸牌的制作。

  3、公司的离职人员、在职人员、纸质简历及网络简历的保管、管理工作

  八、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情

  1、 优先完成公司领导交办的各类紧急事务。

  2、 协助、配合部门主管的各项工作,及时提供合力建议以推进相关工作

  2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。(每个季度至少组织一次部门活动)

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  1、负责行政部日常行政管理工作,包括受理投诉和来、访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作;

  2、负责做好计算机打字、复印等工作。

  3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;

  4、负责会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作,负责会议记录和文字材料的整理。

  5、负责收集和撰写有关信息,及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作。

  6、做好档案材料管理工作,严格借档手续。

  7、 完成行政部经理临时交办的其他任务。

  岗位职责: 工作职责:1、负责合同相关文件的打印

  2、管理全体员工的纪律及考勤 岗位要求: 熟练办公软件的操作,工作细心,具有一定的管理能力

  3、精通EXCEL、WORD,会使用PPT、PHOTOSHOP等office常用软件;

  4、勤奋好学,吃苦耐劳,工作仔细认真,有责任心、主动性强,善于沟通;

  5、熟悉公司行政管理体系与制度建设,对行政规范管理等方面有丰富的实践经验;

  6、良好的团队协作精神,品行端正,有亲和力,具有很强的判断与决策能力,计划和协调能力、组织及公关能力。


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